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長沙大型會議接待流程與設計的安排
時間 : 2019-07-09 10:11 瀏覽量 : 12

會議和活動的日常安排需要細致考慮與會者到達時間、最初的活動安排、與會者的預期、與會議主題的關系以及各類會議等。成功召開一次會議,需要主辦者的精心設計與策劃。在可能的情況下,會議的主題應該與主辦者的目的和使命相聯系。會議的主題應該準確定位,恰當用詞,以引起人們的注意,同時要表現會議的核心議題。

 

主題要在會議標志中通過圖形表現出來。比如,表現“回望過去”主題的標志可以是過去風格的設計。在現代會議中,“主題”與“主題的標識”可以納入到宣傳的范疇中去,這也是策劃會議時所必須要考慮到的。

 

 

從策劃會議的角度來說,接下來的步驟是為會議和活動進行日程安排。它需要細致考慮與會者到達時間、最初的活動安排、與會者的預期、與會議主題的關系以及各類會議等。會議策劃的核心內容之一是會議議程的設計,一般包括以下幾個方面。

 

一、主席的開場白

 

開場白是會議開始時首先要進行的部分。開場白的內容主要包括:必要的與會者介紹、此次會議所要解決的問題、問題的有關背景、此次會議的目標等各方面的內容。根據會議的種類和性質,開場白之后可以安排專項報告或系列報告,也可以是情況介紹或頒獎等。

 

二、介紹基本情況

 

開場自之后,根據會議議程,可以設計幾位與會者介紹他們對會議主題問題所掌握的情況,為會議討論作鋪墊。這項議程的安排需要注意的是:情況介紹者應事先指定并且是對會議議題有一定研究的人;情況介紹者的發言應簡明扼要。

 

三、自由發言,討論問題

 

在介紹完基本情況之后,會議便可以進入自由發言、討論問題階段。自由發言也應當有所安排,使發言者有心理準備,這樣不至于造成冷場的尷尬局面。在充分討論會議議題,形成相對集中的觀點之后,會議有可能出現熱烈的場面,這可以說是會議的高潮,也給會議的下一個環節作了良好的鋪墊。

 

四、整合意見,得出結論

 

對會議議題的討論形成了幾種不同的意見,最后需要對意見進行整合,找到共同點。這時會議主席應站在主導的位置,促成與會者意見的互相融合,最終達到意見的統一,提交上級或傳達下級。

 

五、會議結束

 

會議達成決議后還不是會議的完全結束,會議的主席或召集者一般還需要對會后工作作簡要的安排與部署,或明確地向與會者布置任務。

 

在設計會議議程時,還有一些值得注意的事項,比如,在會議議程設計好之后,還應對其各個部分仔細檢查一下,看看是否有與主題無關的內容,會議議程安排的邏輯順序如何。為了確保會議的順利進行,可以將會議議程提前通知與會者,以方便與會者及早進行相關的安排。


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