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會議中酒店住宿安排
時間 : 2018-06-05 11:07 瀏覽量 : 37

會議中酒店住宿安排

有序的會議住宿安排是會議成功舉行的一個有力保障,因此在做會議策劃的時候,會議住宿安排在會議前也需要好好制定。 

(一)安排方式
對于會議住宿,最簡單的方法是由與會者自己安排住宿,但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間,如果不事先保留房間,會產生下列問題:
1、遇到旺季,酒店可能將房間賣出,這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2、與會者可能拿不到優惠價格,因為個人無法有講價的能力。
3、會場租金可能較高,通常酒店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
(二)住宿程序
一旦預訂的房間決定后,會議主辦方需決定選用哪種基本住宿程序:
1、告訴酒店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2、告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3、經由主辦單位代為處理。
4、經由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會議住宿的方式
會議期間可能需要大量的房間,這些都必須事先預訂,否則會造成住宿方面的問題,特別是遇到旺季,可能找不到房間可以住,在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡:
如果會議需要住宿的人數不多的話,可以直接向酒店或會議中心索取訂房卡,是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向酒店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤,通常酒店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認,另外也可以注明有任何稅金或服務費。另外還有一點也很重要,就是強調訂房截止日,以鼓勵與會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單:
住宿單通常使用在小型會議,由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人,要求他填寫陪同人員名字,希望哪種房間,抵達與離開日期,將表格資料填在住宿單中給酒店,并告訴酒店收款方式,內容包括:
1、注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2、注明雜費由誰負責(如在酒店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3、房間只保留到抵達日的下午6時,還是由邀請單位全權負責。
4、要求酒店在寄上確認信前,先由邀請單位核對后再分別寄給他們。


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